Política de tratamiento y protección de datos personales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, Senti Active, determina la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN EN MATERIA DE DATOS PERSONALES, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales de Senti Active. 

ALCANCE Y APLICACIÓN

• Que Senti Active, para cumplir con su objeto social recolecta, utiliza, custodia, almacena, usa, circula, hace tratamiento, modifica, actualiza, corrige y suprime datos personales con quienes tiene o ha tenido relación o vínculo, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores, entre otros;

• Por consiguiente, Senti Active es el encargado o el responsable de organizarlos en bases de datos personales, con el fin de ejercer un tratamiento sobre los mismos, al almacenarlos, consultarlos, actualizarlos, compartirlos o eliminarlos.

• Teniendo en cuenta lo anterior, Senti Active manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad y en cumplimiento de las disposiciones previstas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único 1074 de 2015.

• Así mismo, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, Senti Active mediante las presentes políticas otorga los canales necesarios para que terceras personas como titulares de información personal y en reconocimiento de su derecho de Hábeas Data, ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar sus datos personales, realicen reclamos y consultas, etcétera.

• La aceptación de estas políticas de tratamiento y protección en materia de datos personales constituye condición obligatoria e indispensable para establecer un vínculo con Senti Active, ya sea a través de la página web www.sentiactive.com

 

1. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo a lo dispuesto en artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Senti Active como responsable del tratamiento de datos personales, tendrá los siguientes deberes: 

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. 
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar oportunamente la información y velar porque se mantenga actualizada. 
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. 
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. 
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. 
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
• En el evento en que el tratamiento sea ejercido mediante un Encargado, Senti Active en su calidad de responsable deberá garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y previamente haya sido autorizada por el Titular para su tratamiento y contará con los medios necesarios para actualizar la información suministrada al Encargado.

 

1.         AUTORIZACIÓN POR PARTE DEL TITULAR 

 

Senti Active, en cumplimiento de sus obligaciones legales, deberá exigir al Titular de los datos personales autorización previa, expresa e informada para ejercer tratamiento sobre los datos personales a suministrar. La autorización por parte del Titular podrá ser obtenida por Senti Active mediante documento físico, electrónico u otro formato que permita garantizar su consulta y verificación, posterior del otorgamiento de dicha autorización por parte del titular y de las entidades competentes.

 

La autorización otorgada a Senti Active deberá contener, en virtud de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, lo siguiente: 

• La información de contacto de Senti Active como responsable del Tratamiento de los datos personales. Calidad adquirida en virtud del ejercicio de la recopilación de los datos personales del Titular;
• La descripción de la naturaleza y carácter de los datos personales recopilados por Senti Active en su calidad de responsable del Tratamiento;
• La (s) finalidad (es) del tratamiento de los datos personales solicitados por parte deSenti Active;
• Los canales y medios con los que cuenta el Titular de los datos personales para el ejercicio de su derecho de Habeas Data en relación con el acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados a Senti Active.

 

1.   AVISO DE PRIVACIDAD  

El aviso de privacidad informa al Titular los medios con los que cuenta, ya sea de forma física o electrónica, para acceder a la Política de Tratamiento de Datos Personales de Senti Active comunicando lo siguiente:  

• La información de contacto de Senti Active, en su calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, en virtud del ejercicio de la recopilación de los datos personales del Titular;
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
• Los canales y medios con los que cuenta el Titular de los datos personales para consultar las políticas de tratamiento y protección en materia de datos personales.
• Los derechos que le asisten al Titular en ejercicio de su derecho de Habeas Data en relación con el acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados a Senti Active.

Senti Active deberá conservar el modelo del aviso de privacidad que haya trasmitido a los Titulares de los datos personales recolectados, siempre que se siga efectuando el tratamiento sobre dichos datos personales, por consiguiente, perduren las obligaciones que de éste se deriven. 

1.         DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO 

En caso de contar con Encargados del Tratamiento,Senti Active asegurará que éstos cumplan con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012;
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. MEDIOS Y CANALES PARA EL EJERCICIO DE HABEAS DATA. 

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Senti Active deberá suministrar canales y medios al Titular de la información o datos personales para el ejercicio del Habeas Data, y los cuales deben ser informados en el aviso de privacidad, tales como:

• Correo electrónico: sentiactive@gmail.com 
• Formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que encontrarán en la página web www.sentiactive.com 
• Servicios de atención al cliente o de reclamación en sus instalaciones físicas:  Calle 

 

 

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y lo artículo 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos personales suministrados a Senti Active, tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Senti Active en su condición de responsable del tratamiento, en relación a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Senti Active, en su condición de responsable del Tratamiento;
• Ser informado por Senti Active, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento;
• Tener acceso a medios de contacto otorgados por Senti Active para ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en la legislación colombiana respecto al Derecho de Habeas Data;
• Solicitar la supresión de datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los derechos y garantías constitucionales y legales, cuando exista declaratoria administrativa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la infracción cometida por Senti Active respecto al régimen de protección de datos personales;

DERECHOS DE HABEAS DATA DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: 

1. Responder y respetar el interés superior de los menores
   b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. 

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

 

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Senti Active, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.  Senti Active garantiza los siguientes mecanismos para la consulta de datos:

∙ Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. 

∙ Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad. 

∙ Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. 

∙ En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

∙ Las consultas podrán formularse al correo: sentiactive@gmail.com

 

1. Reclamos. En el evento en que los Titulares del a información o sus causahabientes consideren que la información  personal contenida en las bases de Datos de Senti Active debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante Senti Active en su calidad de Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado documentando el titular identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y teléfono de contacto y los documentos que se quieran hacer valer como prueba en el mismo. Una vez recibido el reclamo, éste será tramitado por bajo las siguientes instrucciones:

• El reclamo deberá ser enviado al correo electrónico sentiactive@gmail.com. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al Titular para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción subsane las fallas. Sin embargo, únicamente se entenderá que el Titular ha desistido del reclamo si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del recibo del reclamo, el solicitante no presenta la información.
• En el evento en que Senti Active no sea competente para dar respuesta al reclamo, éste será trasladado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, informando por escrito lo sucedido al Titular.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Actualización y rectificación de datos:  Petición de actualización y/o rectificación: Senti Active rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico sentiactive@gmail.comindicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

1. Supresión de datos:  En el evento en que el titular requiera la supresión o eliminación total o parcial de la información personal contenida en las bases de datos de Senti Active, en virtud que los mismos no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.

Si la supresión es procedente, la sociedad deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información en un plazo de 15 días hábiles. Sin embargo, dicha solicitud podrá ser negada por Senti Active, en su calidad de responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

1. Revocatoria de la autorización. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria total de la autorización podrá ser solicitada cuando las finalidades consentidas por el titular para el tratamiento de la información no corresponden a lo efectuado por Senti Active, por lo cual la sociedad debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.

La revocatoria parcial de la autorización procede cuando uno de los fines enunciados por Senti Active no procede, sin embargo, otros de los informados se mantienen. Por lo cual previa autorización otorgada por el Titular, Senti Active únicamente procederá con el tratamiento respecto a los fines que siguen vigentes, dejándose expresó cuales son los tratamientos que ya no son autorizados.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo a lo dispuesto en los artículos 4 y 12 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de bases de datos personales debe estar regido por el principio de finalidad legítima. Por consiguiente, en cumplimiento de su deber de informar al titular de los datos personales, Senti Active les deberá informar previamente, y cuantas veces así lo requiera el Titular, acerca del objetivo o propósito de la misma, con el fin que conozcan para que tiene la sociedad esa base de datos.

Los datos de carácter personal, sin importar su naturaleza ya sean datos de identificación, de ubicación, datos socio económicos o sensibles y que sean suministrados a Senti Active, por personas naturales en su calidad de Titulares, y en marco del ejercicio de su actividad económica principal, serán objeto de tratamiento conforme las siguientes finalidades de carácter general:

• Para lograr una eficiente comunicación, por cualquier medio conocido, relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, contenidos, o para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes. 
• Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.
• Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés. 
• Evaluar la calidad de sus productos y/o servicios. 
• Para el análisis prospectivo sobre tendencias y preferencias de sus grupos de interés en relación con sus bienes y/o servicios.
• Para conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar y satisfacer estas.
• Registrar la base de datos en la cual se le dé tratamiento a la información ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos establecidos en la Ley 1255 de 2012 y el Decreto 886 de 2014
• Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus bienes, servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades empresariales y publicidad asociada a su actividad empresarial, trátese de bienes y/o servicios.
• Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.

       XII.      MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

En ocasión de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 respecto al principio de seguridad, Senti Active adoptará las medidas necesarias de carácter técnico, humanas y administrativas, mediante las cuales garanticen la seguridad y el carácter privado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Senti Active, ejecuta capacitaciones al personal que ingresa a la sociedad respecto a:   

• La Política de Tratamiento y Protección en materia de Datos Personales, 
• Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos 
• Las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y realiza controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

       XIII.      CONSIDERACIONES FINALES

Senti Active podrá, cuando lo considere conveniente, cambiar los términos de sus políticas de privacidad y tratamiento en materia de datos personales, sin perjuicio de las garantías dispuestas en el régimen colombiano de protección de datos personales. Los cambios sustanciales efectuados entrarán en vigor treinta (30) días después de que éstos hayan sido publicados en la plataforma o en la página web principal de la sociedad.

Senti Active ha dispuesto al administrador general como el encargado del manejo de los Datos Personales y de la atención de los clientes, relacionada con la Protección de los Datos. Esta área es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de conformidad con la Ley y esta Política. Los datos del contacto son:

Responsable	: Senti Active
NIT	: 1017242927-2
Correo electrónico	: sentiactive@gmail.com
Teléfono	: (+57) 3017133332

El Titular de los Datos Personales podrá hacer valer sus derechos a través del correo electrónico sentiactive@gmail.com

El Titular de los datos sujeto a tratamiento por Senti Active podrá comunicarse con la sociedad en el evento en que considere que otra persona le está vulnerando un derecho conforme a esta política de privacidad. En cuyo caso podrá remitir correo electrónico con la descripción de los detalles del caso, a la siguiente dirección sentiactive@gmail.com

 

De igual manera, en el evento en que el Titular desee realizar preguntas y consultas respecto a lo expresado en esta política de privacidad, las puede formular a la siguiente dirección electrónica: sentiactive@gmail.com